Når du skal be om å få en innvilget støtte utbetalt, må du dokumentere at prosjektet du har fått støtte til er gjennomført i tråd med beskrivelsen i søknaden. Dette gjøres i form av en utbetalingsanmodning med rapport og et regnskap. Ved innspillingsstøtte kreves hverken rapport eller regnskap, kun dokumentasjon på utgivelse i form av 1 fysisk eksemplar eller lenke til digital plattform, som beskrevet i akseptbrevet. Reisestøtte og etterutdanningsstipend kan utbetales før man reiser - rapport skal sendes inn etter at reisen er gjennomført.
Dersom det har vært vesentlige endringer i prosjektet underveis, må det søkes om godkjenning av endringene før prosjektet gjennomføres. Eksempler på vesentlige endringer er utskifting eller frafall av utøvere, redusert antall prøvedager og forestillinger, endring av tidsrom, spillesteder mm. Hvis opplysninger om vesentlige endringer kommer fram først når man ber om utbetaling, vil støtten normalt bli redusert tilsvarende.
Rapport
Rapporten er en beskrivelse av gjennomføringen av prosjektet. Vi har ingen mal eller et skjema for rapport, den skrives som et tekstdokument. Lengen på rapporten kan du i stor grad bestemme selv, men den skal i det minste inneholde følgende opplysninger:
Prosjektstøtte:
- Navn på utøverne som medvirket i prosjektet
- Tid og sted for gjennomføring, ved en turné listes hvert sted opp med dato
- Noe om gjennomføring og mottakelse
Reisestøtte og etterutdanningsstipend:
- Navn på utøverne som har vært på reise
- Tidsrom og sted(er) for reisen
- Kort om hva du har gjort der du har vært og hva du har fått ut av opplegget
Regnskap
Regnskapet skal inneholde alle relevante utgifter og inntekter med faktiske og nøyaktige beløp. Du kan ta utgangspunkt i budsjettet som var lagt ved søknaden, men du må bytte ut de estimerte beløpene med faktiske beløp, og eventuelt legge til eller trekke fra poster.
Utgiftssiden av regnskapet skal inneholde spesifiserte utøverhonorar. Regnskapet trenger ikke å gå i null, det skal vise et faktisk resultat. Du kan eventuelt skrive i en fotnote til slutt hvordan et underskudd skal dekkes inn, eller et overskudd skal fordeles. Vi krever i utgangspunktet ikke kvitteringer og bilag, men vi kan etterspørre dette.
