Behandlingsansvarlig hos FFUK
Fond for utøvende kunstnere er ansvarlige for behandlingen av personopplysningene vi får. Dette vil si at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene blir brukt, og at bruken er i samsvar med personopplysningsloven.
Vår databehandler er Formpipe AB, leverandør av saksbehandlingssystem og søknadsportal. Dine personopplysninger behandles her bare av autorisert personell som har tilgang til informasjonen i kraft av sin yrkesmessige stilling, og som er underlagt en forpliktelse til utelukkende å hente eller bruke dataene for det spesifiserte og legitime formålet de ble samlet inn for.
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter.
Hva er formålet med vår behandling av personopplysninger?
Vi håndterer personopplysninger for å kunne behandle søknader om støtte til ulike prosjekter som involverer profesjonelle utøvende kunstnere som er bosatt i Norge. Vår håndtering omfatter:
- Registrering og godkjenning av søknader
- Styrets behandling og vurdering av registrerte søknader
- Svar på søknad og korrespondanse med søker
- Oppfølging av vilkårene for tildelingen i henhold til fondets regelverk
- Utbetaling av støtte i henhold til vedtak
- Regnskap, budsjett og statistikk
- Etterlevelse av lovpålagte krav til dokumentasjon
Grunnlag for behandlingen
FFUK behandler personopplysninger etter samtykke fra den registrerte. Dette innhentes i søknadsportalen. Behandlingen er i tillegg forankret i personvernforordningens artikkel 6.1 bokstaver a, b og c.
Fondet må innhente personopplysninger for å kunne behandle søknadene, og for å følge opp korrespondanse i forbindelse med vedtaket. Uten personopplysningene kan vi ikke koble søknaden eller bevilgningen til en faktisk person.
Personopplysninger som lagres
FFUK bruker bare de opplysninger som er nødvendige for å ivareta formålet. For dem som oppretter seg som brukere på våre nettsider lagrer vi følgende personopplysninger: Brukernavn, passord, navn, kjønn, adresse, postnummer og poststed, land, telefonnummer og e-postadresse og hjemmeside (frivillig).
For dem som søker til våre ordninger, lagrer vi de personopplysninger som fremkommer av det aktuelle søknadsskjemaet. Vi lagrer i tillegg alle vedlegg til søknader, der iblant CV-er. For dem som får utbetalt støtte, lagrer vi kontonummer.
Vi publiserer søkerlister på hjemmesiden vår. Listene inneholder noen opplysninger om alle søknadene som er registrert til behandling i inneværende runde. Opplysningene listen vil inneholde er: navn på utøver eller gruppe, bostedsfylke og søknadssum.
Dersom søknaden blir innvilget, vil utøverens navn, bostedsfylke og innvilget beløp offentliggjøres på hjemmesiden.
Bruk av informasjonskapsler (cookies)
Vi bruker informasjonskapsler i søknadsportalen. Det gjøres kun for å bedre brukeropplevelsen, ikke til analyse, markedsføring eller liknende. Vi bruker informasjonskapsler for å:
- Holde søkeren innlogget
- Lagre valg av søknadsskjema, side i søknadskjema osv.
- Av hensyn til sikkerhet
Innhenting av personopplysninger
Alle personopplysninger oppgis av søkeren selv gjennom våre søknadsskjemaer og tilhørende vedlegg. Vi ber våre søkere om ikke å oppgi sensitive personopplysninger, slik som legning, etnisitet, politisk eller religiøs overbevisning, helseopplysninger med mer. Slike opplysninger er ikke relevante for fondets behandling av søknader.
Utlevering av opplysninger til tredjeparter
Vi deler i utgangspunktet ikke personopplysninger med tredjeparter. Vi vil kunne utlevere opplysninger i enkelttilfeller pålagt ved lov eller av offentlig myndighet.
Sletting av personopplysninger
Fondets administrasjon skal slette søknader som det ikke lenger er behov for å oppbevare. Søknader på papir makuleres. Søknader lagret i fondets saksbehandlingssystem W3D3 markeres av administrasjonen for sletting, og slettingen utføres av databehandler Formpipe AB.
Fondet har plikt til å kunne dokumentere saksbehandling og regnskapstall i ettertid. Fondet lagrer derfor mottatte opplysninger, også personopplysninger, i fem kalenderår etter året da saken ble avsluttet. Opplysningene vil deretter bli slettet.
Rettigheter for den registrerte
Rettighetene dine følger av personopplysningsloven. Du kan kreve innsyn i dine personopplysninger, og du kan kreve å få dem rettet. Du har rett til å kreve at vi sletter opplysninger om deg som ikke lenger er nødvendige for formålet. I enkelte tilfeller er imidlertid opplysningene nødvendige for oss i mange år. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.
